KSeF w VAN way – prostsze fakturowanie dla przewoźników
24.09.2026 • 3 min czytania
W kwietniu 2026 roku obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) objął zdecydowaną większość przedsiębiorców w Polsce. Wprowadzenie KSeF jest jednym z największych projektów cyfryzacji rozliczeń podatkowych ostatnich lat. Choć cyfryzacja docelowo ma uprościć obieg dokumentów w gospodarce, pierwsze miesiące funkcjonowania KSeF przyniosły przedsiębiorcom – w tym przewoźnikom i firmom z sektora TSL – również nowe wyzwania.
Pierwsze miesiące z KSeF. Z czym mierzą się firmy transportowe?
Przejście na faktury ustrukturyzowane i komunikację z KSeF nie dla każdego przedsiębiorcy okazało się proste. Szczególnie dla mniejszych firm transportowych oznaczało konieczność dostosowania dotychczasowego sposobu fakturowania do nowych wymagań.
Do najczęściej spotykanych wyzwań należą:
- Dodatkowe koszty oprogramowania: Obsługa KSeF w części dostępnych na rynku systemów wymaga wykupienia dodatkowego modułu, wyższego pakietu abonamentowego lub ponoszenia dodatkowych kosztów związanych z obsługą dokumentów.
- Uwierzytelnianie i konfiguracja dostępu: Korzystanie z KSeF wymaga odpowiedniego uwierzytelnienia oraz nadania uprawnień. Dla przedsiębiorcy, który na co dzień koncentruje się przede wszystkim na realizacji transportów, konfiguracja certyfikatów, tokenów i uprawnień może być kolejnym technicznym obowiązkiem.
- Ryzyko błędów i dodatkowa praca: Jeżeli dane dotyczące zlecenia trzeba ponownie wprowadzać do zewnętrznego programu fakturującego, pojawia się ryzyko pomyłek oraz rozbieżności między zleceniem i fakturą. Błędy mogą oznaczać konieczność poprawienia dokumentu, a w konsekwencji wydłużyć cały proces rozliczenia.
W branży transportowej, w której płynność finansowa i czas oczekiwania na zapłatę mają ogromne znaczenie, sprawny obieg dokumentów jest szczególnie istotny.
KSeF bezpośrednio w VAN way
W VAN cargo wychodzimy z założenia, że czas przewoźnika powinien być przeznaczony przede wszystkim na realizację transportów i rozwój firmy, a nie na obsługę kolejnych systemów informatycznych. Dlatego zintegrowaliśmy platformę VAN way bezpośrednio z Krajowym Systemem e-Faktur. Dzięki temu przewoźnicy realizujący zlecenia dla VAN cargo mogą wystawiać i przesyłać faktury do KSeF bezpośrednio z VAN way – bez konieczności przepisywania danych do innych systemów czy korzystania z dodatkowego programu do fakturowania.
Jak to działa?
Proces został maksymalnie uproszczony i sprowadza się do dwóch podstawowych kroków.
- Jednorazowe połączenie VAN way z KSeF: Przewoźnik konfiguruje dostęp swojego konta w VAN way do KSeF, wykorzystując odpowiednią metodę uwierzytelnienia – certyfikat KSeF lub token.
- Wystawienie i wysłanie faktury: Po przygotowaniu specyfikacji do zrealizowanego zlecenia dane potrzebne do wystawienia faktury są już dostępne w VAN way. System przygotowuje fakturę ustrukturyzowaną, weryfikuje wymagane dane i umożliwia jej przesłanie bezpośrednio do KSeF. Nie ma potrzeby ponownego wpisywania numerów zleceń, stawek, kwot czy danych kontrahenta w innym programie.
„Projektując tę integrację, postawiliśmy sobie jeden główny cel: maksymalnie ograniczyć formalności po stronie przewoźnika. Nie chcemy, żeby użytkownik musiał przepisywać dane do kolejnego programu, zastanawiać się nad strukturą XML czy samodzielnie obsługiwać techniczną komunikację z KSeF. VAN way wykonuje tę pracę w tle. System wykorzystuje dane znajdujące się już w specyfikacji zlecenia, weryfikuje je i przygotowuje fakturę do przesłania bezpośrednio do KSeF. Z perspektywy przewoźnika cały proces sprowadza się do kilku prostych czynności w systemie, który już zna i z którego korzysta na co dzień.”
Jacek Słomski, Head of VAN way
Dlaczego warto wystawiać faktury przez VAN way?
- Wszystko w jednym miejscu: Zlecenia, specyfikacje i fakturowanie KSeF są obsługiwane w ramach jednej platformy. Przewoźnik nie musi przenosić danych pomiędzy kilkoma aplikacjami ani wykonywać tej samej pracy dwa razy.
- Bez dodatkowych opłat: Obsługa KSeF w VAN way jest bezpłatna dla przewoźników realizujących zlecenia dla VAN cargo. Nie ma potrzeby kupowania dodatkowego programu lub modułu tylko po to, aby wystawić fakturę za zrealizowane zlecenie.
- Mniej ręcznego wprowadzania danych, mniejsze ryzyko pomyłek: Numery zleceń, stawki, kwoty oraz pozostałe dane znajdujące się już w VAN way mogą zostać wykorzystane podczas przygotowania faktury. Ogranicza to ręczne przepisywanie informacji, a tym samym zmniejsza ryzyko pomyłek i konieczności późniejszego poprawiania dokumentów.
- Sprawniejszy obieg dokumentów: Faktura przesłana przez VAN way do KSeF zostaje automatycznie pobrana i przetworzona przez systemy VAN cargo. Dzięki temu cały proces – od zakończenia zlecenia, przez wystawienie faktury, aż po jej przekazanie do rozliczenia – jest możliwie krótki i w dużej mierze zautomatyzowany. Ma to szczególne znaczenie dla przewoźników korzystających z usług szybkiej płatności oraz firm, dla których ważne jest skrócenie czasu pomiędzy realizacją transportu a otrzymaniem należności.
