KSeF w VAN way: Bezpłatne i automatyczne fakturowanie zleceń dla przewoźników

Mijają kolejne miesiące od kwietnia, kiedy to obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) stał się codziennością polskiego biznesu. Reformy wprowadzone przez Ministerstwo Finansów miały na celu przede wszystkim uszczelnienie systemu podatkowego, automatyzację weryfikacji transakcji w czasie rzeczywistym oraz ograniczenie szarej strefy. Choć w teorii cyfryzacja ma usprawnić obieg dokumentów w całej gospodarce, początki stosowania nowych przepisów przyniosły przewoźnikom i firmom z sektora TSL sporo wyzwań.

Pierwsze miesiące z KSeF: Z czym zmagają się firmy transportowe?

Przejście na ustrukturyzowane faktury w formacie XML nie dla każdego okazało się płynne. Wiele firm transportowych zderzyło się z problemami technicznymi:

• Rosnące koszty oprogramowania: Standardowe programy księgowe wprowadziły dodatkowo płatne moduły do obsługi KSeF lub podniosły stawki abonamentowe za każdy wysłany dokument.
• Skomplikowane uwierzytelnianie: Procedury generowania tokenów, uprawnień i certyfikatów dostępowych w portalach rządowych dla wielu małych i średnich przewoźników okazały się wyjątkowo zawiłe.
• Błędy w danych i opóźnienia: Ręczne przepisywanie specyfikacji do zewnętrznych programów fakturujących przy sztywnym schemacie KSeF często kończy się odrzuceniem pliku, co w konsekwencji wstrzymuje obieg dokumentów i opóźnia płatności.

W branży, gdzie liczy się płynność finansowa i czas obrotu kapitału, każdy zator dokumentacyjny staje się bezpośrednim zagrożeniem dla budżetu przewoźnika.

Proste rozwiązanie od VAN cargo: Integracja KSeF bezpośrednio w VAN way

Doskonale rozumiemy, że czas przewoźnika powinien być przeznaczony na realizację transportów, a nie na walkę z biurokracją i płatnymi systemami. Dlatego stworzyliśmy bezpośrednią, w pełni darmową integrację platformy VAN way z systemem KSeF.

Rozwiązanie pozwala na kompleksowe wystawianie i wysyłanie e-faktur za zlecenia zrealizowane dla VAN cargo bez konieczności kupowania dodatkowego oprogramowania czy logowania się do zewnętrznych narzędzi.

Jak to działa w praktyce?

Cały proces został sprowadzony do dwóch prostych kroków:

1. Jednorazowe uwierzytelnienie: Przewoźnik łączy swoje konto w VAN way z KSeF poprzez jednorazowe wprowadzenie certyfikatu lub tokena autoryzacyjnego.
2. Wystawienie i wysyłka faktury: Po zatwierdzeniu specyfikacji zlecenia system generuje e-fakturę i wysyła ją bezpośrednio do bramki KSeF za pomocą kilku kliknięć.

Dlaczego warto korzystać z fakturowania w VAN way?

• Jeden program do wszystkiego: Zarządzanie zleceniami, specyfikacje i rozliczenia KSeF znajdują się w jednym panelu. Przewoźnik nie musi przełączać się między różnymi aplikacjami.
• Zero dodatkowych opłat: Płacenie za wysłane dokumenty czy utrzymanie modułu to przeszłość. Integracja w VAN way jest całkowicie bezpłatna dla wszystkich zarejestrowanych przewoźników.
• Pełna automatyzacja i brak pomyłek: Dane ze specyfikacji (numery zleceń, stawki, kwoty oraz dane kontrahenta) przenoszą się do faktury automatycznie. Eliminujemy ryzyko błędów pisarskich, odrzuceń dokumentu i konieczności wystawiania korekt.
• Błyskawiczny obieg dokumentów i szybsza wypłata: Wygenerowane faktury KSeF są automatycznie pobierane do systemu księgowego VAN cargo kilka razy dziennie. Proces zatwierdzenia płatności przebiega bez zbędnych opóźnień. Jest to szczególnie kluczowe przy korzystaniu z usług szybkiej płatności oraz dla każdego przewoźnika, któremu zależy na jak najszybszym wpływie środków na konto.