Wprowadzenie
W związku z obowiązywaniem rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”), a także ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 roku, z uwagi na fakt, iż ochrona danych osobowych oraz bezpieczeństwo informacji są traktowane w działalności grupy VAN priorytetowo, poniżej przedstawiamy najważniejsze informacje o sposobach, celach i podstawach przetwarzania Państwa danych osobowych.
Administrator danych osobowych
Niniejsza polityka prywatności ma zastosowanie do wszystkich przypadków, w których przynajmniej jedna ze Spółek wchodząca w skład grupy VAN przetwarzane dane osobowe, których jest administratorem. Dotyczy to zarówno przypadków, w których przetwarzamy dane osobowe pozyskane bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, jak i przypadków, w których dane osobowe pozyskaliśmy z innych źródeł. Administratorem danych osobowych jest Spółka, która realizuje dane zlecenie.
W skład VAN Group wchodzą następujące podmioty:
– VAN Cargo S.A., z siedzibą przy ulicy Przecławskiej 8, 03-879 Warszawa, nr NIP: 524-21-25-771
– Podlasie S.A., z siedzibą przy ulicy Krasińskiego 29, 21-400 Łuków, nr NIP: 825-00-04-049
– Kurier Sp. z o.o., z siedzibą przy ulicy Chopina 3, 21-400 Łuków, nr NIP: 825-00-07-289
– VAN cargo s.r.o. z siedzibą w Liberec III, Třída 1. Máje 363, 460 01
– VAN cargo Kft. Z siedzibą w H 3526 Miskolc, Állomás utca 8.
– SC VAN cargo SRL z siedzibą DN – Centura Bucuresti 316, Corp A, et. 1, 07716 GLINA, Jud. Ilfov
Jednocześnie informujemy, że Spółki aby osiągnąć cele biznesowe i zapewnić najwyższe standardy świadczonych usług, w tym obsługi klientów, wspólnie ustalają cele i środki przetwarzania danych osobowych i na mocy art. 26 RODO współadministrują danymi w ramach struktur grupy VAN. Spółki aktywnie współpracują ze sobą w zakresie wybranych procesów w celu optymalizacji kosztów, obsługi klienta oraz procesów zarządczych i administracyjnych. Spółki mające siedzibę na terenie Polski korzystają ze wspólnej infrastruktury (współdzielone budynki), w tym w porozumieniu regulują ruch osobowy i towarowy m.in. celem ochrony osób i mienia. W zakresie niektórych umów z kontrahentami współpraca nawiązywana jest pomiędzy podmiotem zewnętrznym, a kilkoma lub wszystkimi Spółkami VAN Group. Przewoźnikom, a także kierowcom oferowana jest współpraca ze wszystkimi Spółkami co pozwala na efektywniejsze wykorzystanie mocy przewozowych. W związku z powyższym, Państwa dane osobowe, na potrzeby realizacji celu dla którego są gromadzone mogą być przekazywane do innych Spółek grupy VAN. Przepływ danych w żaden sposób nie narusza przepisów prawa. W ramach poszczególnych operacji przetwarzania danych osobowych Spółka zarządzająca lub koordynująca dany proces zobowiązana jest do spełnienia wobec osoby, której dane są przetwarzane obowiązku informacyjnego, a także jest odpowiedzialna za realizację praw osób.
Inspektor danych osobowych
Spółki VAN Group mające siedzibę na terenie Polski wyznaczyły wspólnego Inspektora Ochrony Danych, którym jest Adam Kasperowicz. Można się z nim skontaktować pod adresem: RODO@vancargo.com
Z pozostałymi Spółkami można skontaktować się pisząc na adres siedziby poszczególnych spółek.
Podstawa i cel przetwarzania
Przetwarzamy dane osobowe aby:
– zawrzeć i skutecznie realizować umowę o realizację danej usługi dla spółek VAN Group Dane te przetwarzane są w zakresie niezbędnym do realizacji danej umowy. Wykonywanie zawartych przez spółki VAN Group umów polega na pozyskiwaniu zleceń transportowych i realizowaniu ich z pomocą współpracujących podwykonawców. Przetwarzanie w tym celu odbywa się w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
– realizować prawnie uzasadnione interesy obejmujące wszelkie czynności towarzyszące realizacji zleceń takie jak (np. przekazywanie istotnych informacji dotyczących danego zlecenia – dane kierowców, lokalizacja auta itp.). Przetwarzanie w tym celu odbywa się w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
– przesyłać oferty handlowe dotyczące produktów, usług i narzędzi dla podmiotów współpracujących z naszą grupą. Przetwarzanie w tym celu odbywa się w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
Podstawowe dane osobowe kierowców i dane o lokalizacji auta stanowią warunek prawidłowej realizacji zawartej między stronami umowy i zbierane są w celu dbania o bezpieczeństwo przewożonego ładunku, za który odpowiadają zarówno podmiot grupy VAN przed klientem jak i podwykonawca, którego reprezentuje kierowca, przed odpowiednim zleceniodawcą. Otrzymane w wyniku zestawienia tych danych dane o lokalizacji kierowcy w trakcie jazdy nie są przez nas zbierane celowo, przetwarzane, udostępniane ani wykorzystywane w żaden sposób.
Przekazywanie danych
Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa Państwa dane możemy przekazywać wyłącznie w uzasadnionych przypadkach zaufanym podmiotom przetwarzającym je na nasze zlecenie, np. dostawcy usług i systemów informatycznych, operatorzy pocztowi i kurierzy, operatorzy płatności, dostawcy usług consultingowych, księgowych, prawnych lub audytowych, podmioty zajmujące się ubezpieczeniami i prawnicze w związku z zaistniałą szkodą, inni podwykonawcy zewnętrzni oraz podmiotom uprawnionym do uzyskania danych na podstawie obowiązującego prawa np. sądom lub organom ścigania – tylko w przypadku wystąpienia z żądaniem udostępnienia tych danych w oparciu o stosowną podstawę prawną. Przekazanie danych do krajów leżących poza Europejskim Obszarem Gospodarczym („państwo trzecie” wg RODO) może się odbyć tylko w przypadku, gdy wymaga tego realizacja konkretnego zlecenia transportowego. W przypadku przekazania danych do krajów leżących poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, a wobec których nie została wydana decyzja Komisji stwierdzająca odpowiedni poziom zabezpieczeń, dane przekazane zostaną wyłącznie po podpisaniu z podmiotem standardowych klauzul umownych, a w przypadku braku ich podpisania tylko wtedy, jeżeli wyrazili Państwo zgodę na ich przekazanie lub na podstawie art. 49 ust. 1 lit. b lub c RODO.
W przypadku gdy dochodzi do Powierzenia przetwarzania danych osobowych, może ono nastąpić jedynie na podstawie umowy o powierzenie przetwarzania danych zobowiązującej dany podmiot do odpowiedniego zabezpieczenia danych i niekorzystania z nich do własnych celów.
Okres przetwarzania
Nie będziemy przechowywać danych użytkownika przez okres dłuższy niż jest to niezbędne do realizacji celów, w jakich są one przetwarzane. W celu ustalenia odpowiedniego okresu przechowywania, bierzemy pod uwagę ilość, charakter i „wrażliwość” danych osobowych, cele ich przetwarzania oraz ewentualną możliwość realizacji tych celów za pomocą innych środków.
Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów określonych powyżej, a po tym czasie przez okres oraz w zakresie wymaganym przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa.
W przypadku przetwarzania danych w celach realizacji umowy (zlecenia) dane będą przetwarzane przez okres obowiązywania umowy, a po jej zakończeniu, do czasu przedawnienia roszczeń przysługujących każdej ze stron.
W przypadku przetwarzania danych w oparciu o prawnie uzasadniony interes administratora, dane będą przetwarzane do czasu ustania prawnie uzasadnionego interesu.
W przypadku przetwarzania danych w oparciu o zgodę, dane będą przetwarzane maksymalnie do czasu jej wycofania.
Twoje uprawnienia
W związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przysługuje Państwu szereg uprawnień:
– prawo dostępu do danych tj. uzyskania informacji o tym w jaki sposób przetwarzane są dane osobowe oraz kopii danych. W przypadku drugiej i kolejnej kopii, może zostać naliczona dodatkowa opłata, o której zainteresowany zostanie powiadomiony. Wysokość tej opłaty będzie odpowiadała kosztom jej przygotowania.
– prawo do sprostowania danych osobowych (w przypadku błędnego zapisania lub ich zmiany),
– prawo do usunięcia (w przypadku braku podstawy do ich posiadania przez Administratora) lub ograniczenia przetwarzania (w przypadku przetwarzania określonych danych w ograniczonym zakresie w związku z sprzeciwem lub wnioskiem o sprostowanie danych lub wolą przechowania danych w związku z roszczeniami wnioskodawcy).
– prawo do przenoszenia danych tj. przekazania danych innemu administratorowi wskazanemu przez osobę, której dane dotyczą, w powszechnie używanym, ustrukturyzowanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego. Prawo to przysługuje wyłącznie wtedy, jeśli przetwarzanie odbywa się w celu realizacji zawartej umowy lub w oparciu o wyrażoną zgodę na przetwarzanie danych osobowych,
– prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych przez Administratora. – dotyczy danych osobowych przetwarzanych na podstawie przesłanki prawnie uzasadnionego interesu Administratora.
– prawo do wycofania zgody przetwarzania danych bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego w oparciu o zgodę przed jej cofnięciem – dotyczy zgód na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych.
– prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Warunki udostępnienia części danych osobowych
Podstawowe dane osobowe kierowców w trakcie realizacji zlecenia są w swym procesie niezbędne, dlatego nieudostępnienie tych danych będzie skutkowało brakiem możliwości współpracy. W przypadku gdy jest to wyraźnie wskazane w zleceniu niezbędne może być również zbieranie lokalizacji auta. Otrzymane w wyniku zestawienia tych danych dane o lokalizacji kierowcy wyłącznie w trakcie jazdy nie są przez nas zbierane celowo, przetwarzane, udostępniane ani wykorzystywane w żaden sposób.
Podanie przez Państwa danych osobowych jest obowiązkowe, wyłącznie w sytuacji gdy przesłankę przetwarzania danych osobowych stanowi przepis prawa lub przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią.
Profilowanie
W stosunku do danych osobowych nie jest stosowane profilowanie.
Cookies
Serwis wykorzystuje tzw. local cookies do automatycznego wyświetlenia właściwej wersji językowej strony dla użytkownika.
Serwis wykorzystuje tzw. third-part cookies do przekierowania i śledzenia aktywności użytkowników w zakresie oglądania treści video umieszczonych w serwisie.
Kontakt
Adres e-mail: rodo@vancargo.com
Adres do korespondencji: VAN cargo S.A. / Inspektor Ochrony Danych Osobowych, Przecławska 8, 03-879 Warszawa, Polska
